A reunião que poderia ter sido um e-mail: anatomia de um ritual moderno

O convite chega: “alinhamento rápido”, quarenta e cinco minutos. A expressão é tão paradoxal que merecia quadro no programa do Jô: alguém precisa explicar por que a reunião para economizar tempo consome a manhã inteira.

O antropólogo do futuro, ao escavar nossos escritórios, encontrará vestígios de um ritual praticado diariamente, em salas com nomes de cidades que ninguém visitou: a reunião que poderia ter sido um e-mail. Haverá teses sobre isso. Nós, que a vivemos, mal temos forças para descrevê-la.

A liturgia é rigorosa. Abre-se com os cinco minutos de silêncio constrangido enquanto alguém “só vai pegar o link”. Segue-se a leitura, em voz alta, de um documento que todos receberam, ninguém leu e, eis o mistério, ninguém lerá depois. Encerra-se com a frase sacramental: a gente marca uma próxima pra alinhar.

Por que persiste, então, esse rito? Porque a reunião não serve para decidir; serve para testemunhar. É teatro de alinhamento. A palavra escrita assusta, pois deixa registro e cobra responsabilidade; a palavra falada em reunião evapora com decoro, e no dia seguinte cada um lembra de uma versão que lhe favorece. O e-mail é um contrato. A reunião é um sarau.

Há também a vaidade da agenda cheia, essa condecoração moderna. Dizer “estou em reuniões o dia inteiro” soa heroico; dizer “respondi quatro e-mails com precisão cirúrgica” soa modesto, embora seja, convenhamos, muito mais útil à nação.

Proponho, pois, um gesto de coragem cívica: antes de convocar a próxima assembleia, pergunte-se, isto cabe em três parágrafos bem escritos? Se couber, escreva-os. A pátria agradece, o colega agradece, e o café da copa, enfim desafogado, agradece ainda mais.

Imagine dez pessoas diante de uma mesa vazia. Se cada uma trouxer uma decisão, o encontro pode fazer sentido. Se todas trouxerem apenas a expectativa de que outra pessoa decida, criamos um monumento coletivo à procrastinação — com café e ata.

A próxima reunião pode ser necessária; a próxima convocação sem propósito, nem tanto. Antes de reunir dez pessoas, pergunte qual decisão precisa delas, que informação falta e quem responderá pelo resultado. Se ninguém souber responder, não é um encontro de trabalho: é uma cerimônia dedicada a adiar o trabalho. A elegância administrativa começa por respeitar a vida alheia.